Francis Ortiz CRM - Atención Administrativa, El Tiempo
Con medios idénticos no todos alcanzamos los mismos resultados, ni tenemos todos los días la misma eficacia. Nuestra eficacia en la mayoría de las ocasiones depende de las circunstancias.
Organizarse es imprescindible y necesario para trabajar menos y mejor. A veces, se pierde mucho tiempo en una jornada de trabajo o se tiene la impresión de no haber hecho todo lo que se quería hacer, lo que podríamos haber evitado aplicando un mínimo de organización.
Para controlar nuestra organización personal es imprescindible saber administrar nuestro tiempo, es decir:
Prever: empleo del tiempo personal
Organizar: establecer una lista de prioridades y clasificarla según orden de importancia.
Decidir: hacer, delegar, decidir pensando en los demás...
Actuar: con método, utilizando buenos elementos, con capacidad.
Cuando llegamos cada mañana a la oficina, sabemos ( más o menos), lo que tenemos que hacer durante la jornada. También sabemos cuales son los trabajos urgentes y prioritarios.
Sin embargo, todo esto a veces no es suficiente, y para mejorar nuestra organización, quizás sea necesario llevar mas lejos nuestra reflexión y planificación de antemano nuestra jornada.
Prevé destinar un tiempo a la semana para organizarte, e imponte la tarea de planificar tu jornada, tu semana y cuando se trate de trabajos de mayor duración, los meses.
Lo que sí que es frecuente en nuestro trabajo diario son las interrupciones. Probablemente si hacemos un análisis de estas, nos daremos cuenta de que son inevitables.
Puede que una gran parte de estas interrupciones provengan de nuestros propios compañeros de trabajo. La mayoría de las veces nos será difícil y delicado hacerles comprender con claridad que tenemos un trabajo urgente y que no podemos permitirnos el interrumpirlo. Nada mas fácil que decirles con toda amabilidad que estamos muy ocupados y proponerles un momento más adecuado.
Una herramienta imprescindible para organizar nuestro tiempo es la agenda. Esta herramienta nos librará de todos aquellos despistes de los que, en uno u otro momento, somos nuestras propias víctimas. De este modo, evitaremos olvidar realizar cualquier llamada o visita importante con algún cliente, y nos dará pie a organizar eficazmente nuestro tiempo.
Es recomendable realizar nuestras notas a lápiz de forma que cualquier acontecimiento que desvíe nuestro plan, pueda ser rápidamente corregido en nuestra agenda. Evitaremos los borrones y los mal entendidos.
Otro elemento que podría sernos de mucha utilidad es la biblia de procedimientos. Es posible utilizarla a raíz del ejercicio de cualquiera de las actividades corrientes. Se coloca simplemente en un archivador o en el propio ordenador.
Nos es útil a la hora de poner en marcha cualquier acción, al indicar de una manera sencilla y concisa las diferentes etapas procedimientos y gestiones a seguir.
Por último, y no menos importante es, la organización de nuestro puesto de trabajo. Tenemos que tenerlo organizado de forma que tengamos a mano todos los materiales y herramientas que necesitemos durante una jornada habitual de trabajo. Todo ello evitará interrupciones en el desarrollo de cualquier llamada o cualquier actividad importante que estemos llevando a cabo.
Toda aquella información que nos sea útil como precios, características de nuestro producto o servicio, información de la competencia, etc., deberemos tenerla a mano en nuestro puesto de trabajo.